Unterstützende Materialien

Im Anhang finden Sie folgende Dokumente:

• Ablaufprozess Neuer MA in DUO – Ablaufprozess: Das Dokument beschreibt den digitalen Onboarding-Prozess eines neuen Mitarbeiters mit Hilfe der DATEV-Plattform (PDF-Tutorial)
• Ablaufprozess Neuer MA in DUO – Liste der Dokumente: Das Dokument enthält eine Liste von Dokumenten, die wir zusätzlich benötigen, um neue Mitarbeiter in unserem System einzurichten und die erste Gehaltsabrechnung zu erstellen (Liste der Dokumente)

Allgemeiner Ablauf beim Onboarding von neuen Mitarbeitern

1. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
2. Legen Sie die ersten Daten des Mitarbeiters in Datev an (Schritt 1 des PDF-Tutorials)
3. Senden Sie Ihrem Mitarbeiter per E-Mail den Link zum Ausfüllen des elektronischen Fragebogens (Schritt 2 des PDF-Tutorials)
4. Weisen Sie ihn an, Ihnen alle relevanten Dokumente im PDF per E-Mail zukommen zu lassen (siehe Liste der Dokumente)
5. Führen Sie als Arbeitgeber die Validierung des ausgefüllten Fragebogens durch und stellen Sie uns die Daten des neuen Mitarbeiters bereit (Schritt 3-5 des PDF-Tutorials)
6. Informieren Sie uns über die Bereitstellung des neuen Mitarbeiters, indem Sie uns eine E-Mail zusammen mit allen relevanten Dokumenten per E-Mail zurück (siehe Liste der Dokumente) senden.

Spezial für Minijob/Geringfügige Beschäftigung

Wenn Ihr neuer Mitarbeiter ein so genannter Minijobber ist und nicht der Rentenversicherungspflicht bei geringfügig entlohnter Beschäftigung nach § 6 Absatz 1b Sozialgesetzbuch – Sechstes Buch – SGB VI unterworfen werden möchte, achten Sie bitte darauf, dass das folgende Formular ebenfalls ausgefüllt und von Arbeitnehmer und Arbeitgeber unterschrieben an uns zurückgeschickt wird. Laut der Verordnung muss der Arbeitgeber das Eingangsdatum auf dem Antrag dokumentieren und in die Entgeltunterlagen aufnehmen.

Die Befreiung von der deutschen Rentenversicherungspflicht gilt in der Regel ab dem Beginn des Kalendermonats, in dem der Antrag beim Arbeitgeber eingeht, frühestens jedoch ab Beginn des Arbeitsverhältnisses. Das Formular für den Antrag können Sie direkt hier herunterladen: 02_Befreiungsantrag_RV_Pflicht.pdf (minijob-zentrale.de).

Ohne das Formular (oder wenn das Formular nicht korrekt ausgefüllt und unterschrieben ist) werden wir die Lohnabrechnung erstellen, indem wir den Mitarbeiter (Minijobber) als rentenversicherungspflichtig anmelden.

Unvollständige oder fehlende Unterlagen

Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Unterlagen nur korrekt und vollständig ausgefüllt einsenden. Bitte beachten Sie weiterhin, dass wenn die Dokumente nicht korrekt ausgefüllt sind oder wenn die Dokumente nicht vollständig sind, für den betreffenden Mitarbeiter keine Lohnabrechnung durchgeführt werden kann.

Falls zutreffend, fügen Sie bitte folgende Unterlagen bei:

• Mitteilung der Agentur für Arbeit (Bescheinigung über die Befreiung für die Rentenversicherung des Gesellschafter-Geschäftsführers)
• Bescheinigung über den Lohnsteuer-Abzug
• Jeweils die letzte Gehaltsabrechnung Ihres bisherigen Arbeitgebers (die letzte Gehaltsabrechnung)

Abrechnungsdatum und Bereitstellung der Lohnabrechnungen

Wir rechnen die Löhne in unserer Kanzlei immer am 22. des laufenden Monats ab. Für eine reibungslose Abrechnung bitten wir Sie daher, uns Änderungen, die den laufenden Monat betreffen, immer mindestens drei Tage vorher mitzuteilen, damit wir sie in der Abrechnung berücksichtigen können. Änderungen nach diesem Termin erfordern eine Neuberechnung im Rechenzentrum der Datev, die zusätzlichen Kosten verursachen würde. Sie können auch ein anderes Datum für die Abrechnung angeben. Bitte beachten Sie jedoch, dass das Unternehmen die verschiedenen Meldungen an die Träger bis spätestens zum 10. des Folgemonats für den Vormonat vornehmen muss. In diesem Fall müssen Änderungen, die sich auf die Gehaltsabrechnungen auswirken, drei Tage im Voraus gemeldet werden. Bitte beachten Sie auch, dass die Gehaltsabrechnungen nicht an den Wochenenden und gesetzlichen Feiertagen von Hamburg erstellt werden.

Wenn Sie uns keinen anderen Termin nennen, gehe ich davon aus, dass die Gehälter dann immer zu dem o.g. Termin abgerechnet werden.